ينسق منظم الاجتماعات و المؤتمرات و المناسبات الجوانب المهنية للاجتماعات و المناسبات حيث يختار الأماكن و ينظم وسائل النقل بالإضافة إلى التفاصيل الأخرى، و تتمحور مهامه الأساسية حول التالي:

• مقابلة الزبائن لمعرفة الهدف من  الاجتماع أو المناسبة.
• تخطيط  كل ما يتعلق بالمناسبة بما فيها الوقت و المكان و البرنامج و التكاليف.
• التعامل مع الزبون لاختيار مكان إقامة المناسبة والتعاقد مع مقدمي الخدمات.
• تنسيق خدمات المناسبة مثل القاعات و المواصلات وخدمات الإطعام.
• المناقشة مع الفريق المسؤول عن مكان المناسبة لتنسيق التفاصيل.
• الاشراف على المناسبة بشكل عام للتأكد من رضا الزبائن و الحضور.
• مراجعة الفواتير المتعلقة بالمناسبة و إثبات الدفع.

عادة ما ينسق منظم الاجتماعات و المناسبات كل ما يتعلق بالمناسبة من بدايتها لنهايتها. على سبيل المثال يقوم بمقابلة الزبائن قبل بدء الاجتماع لتقييم حضورهم  وتحديد الهدف من الاجتماع. أثناء الاجتماع يُقدم الدعم اللوجستي مثل تسجيل الزوار و وضع المعدات المرئية والمسموعة للمتحدثين، و بعد  انتهاء الاجتماع يقوم بإجراء دراسة على الحضور لمعرفة المواضيع التي استحوذت اهتمامهم.
 

يعمل منظم  الاجتماعات ضمن مكتب مريح و غالباً ما يسافر لتفحص مكان الاجتماع لتقييم كل ما يتعلق به. عادة ما يكون برنامج منظم المناسبات متقلب حيث يعمل لثمانية عشرة ساعة في اليوم للتحضير لاجتماع كبير، بعد ذلك تقل كمية العمل التي يتوجب عليه انجازها.
 

لدى الحائزين على الإجازة الجامعية في إدارة الضيافة فرص جيدة للعمل في تلك المهنة حيث يعتبر منظم الاجتماعات المجاز(CMP) المعتمد مفضلاً من قبل أرباب العمل. تعتبر الخبرة في برمجيات اللقاءات الافتراضية ومنافذ الوسائل الاجتماعية ميزة للبحث عن العمل. عادة ما يكون التنافس للحصول على تلك المهنة كبيراً حيث يحصل أصحاب الخبرة على أفضل الفرص.
حتى يستطيع المرشح التقدم في عمله عليه أن يقوم بمسؤوليات إضافية عن عمله و أن يقوم بأداء عمله بأفضل الطرق. تعتبر إظهار المهارات والتصميم والاحترام من قبل الزملاء أكثر العوامل المهمة في التقدم.  باعتبار أن التعليم الرسمي ازداد أهمية يستطيع الأشخاص ذوي الخبرة القليلة  أن يزيدوا من فرصهم عن طريق التسجيل في الدورات التدريبية حول تنظيم المناسبات المقدمة من الجامعات أو الجمعيات المهنية. يبدأ الراتب الاعتيادي ب 35000 ليرة سورية إضافة إلى الحوافز.
 

على المتقدم لهذه المهنة أن يحمل الإجازة الجامعية على الأقل و أن يكون ممتلكاً للخبرة ذات الصلة بالتنظيم. يفضل بعض أرباب العمل حملة الإجازة الجامعية وذوي الخبرة العملية ذات الصلة في مجال الفنادق أو التنظيم، و إذا كان لا يمتلك المتقدم الإجازة الجامعية ذات الصلة بإدارة الضيافة عندها يطلب أرباب العمل سنة أو سنتان خبرة.
عادة ما يكون منظمي المؤتمرات والاجتماعات والمناسبات ذوي اختصاصات أكاديمية متنوعة حيث تتضمن بعض الاختصاصات الجامعية ذات الصلة بالتسويق و العلاقات العامة و التواصل و الأعمال و إدارة الضيافة. يبدأ الأشخاص الدارسين لاختصاص إدارة الضيافة بمسؤوليات أكبر من الدارسين للاختصاصات الأكاديمية الأخرى. يحتاج المتقدم لهذه المهنة أن يكون قادراً على التفاوض بشكل جيد حتى يستطيع الحصول على السعر الأنسب لأرباب العمل، و يتوجب عليه أن يكون قادراً على التكيف و مبدعاً، كما يتوجب عليه أن يكون قادراً على العمل تحت الضغط و التعامل مع الظروف غير المتوقعة.

 

على المتقدم لهذه المهنة أن يظهر كفاءته في المهارات التالية و يعمل على تطويرها :

• مهارات التواصل: يتوجب على منظم الاجتماعات و المؤتمرات و المناسبات التواصل مع الزبائن و المزودين و فريق المناسبة  لهذا السبب عليه أن يتقن مهارة التواصل الكتابية و الشفوية.
• مهارات حاسوبية: يتوجب عليه أن يكون على معرفة بالحاسوب و برمجيات قواعد البيانات و الميزانية و مواقع الانترنيت الاجتماعية.
• خدمة الزبائن: يتوجب على المنظم أن يكون قادراً على تفهم احتياجات زبائنه وأن يتصرف بمهنية في مختلف الحالات وأن يعرف كيفية المحافظة على الزبائن ومساعدة المشاركين للتواصل مع أقرانهم.
• مهارات شخصية: يتوجب عليه أن يكون قادراً على إقامة علاقات جيدة مع الزبائن و المزودين و المحافظة عليها.
• مهارة التفاوض: يتوجب عليه أن يكون قادراً على مناقشة عقود الخدمات للحصول على السعر الأفضل للزبائن.
• مهارات تنظيمية: حتى يستطيع المنظم أن ينظم الاجتماعات بالشكل الأفضل عليه أن يكون قادراً على الانتباه للتفاصيل الدقيقة وأن يؤدي العديد من المهام بوقت واحد وأن يكون قادراً على تسليم العمل في وقته المحدد.
• مهارة حل المشكلات: على منظم الاجتماعات والمؤتمرات والمناسبات أن يكون قادراً على إيجاد الحلول المناسبة للمشكلات الحاصلة حيث يجب أن تكون تلك الحلول مرضية للزبائن.

•  للمزيد من المعلومات حول هذه المهنة يرجى الاطلاع على المواقع التالية:

www.mpiweb.org,
www.pcma.org,

ينسق منظم الاجتماعات والمؤتمرات والمناسبات الجوانب المهنية للاجتماعات والمناسبات حيث يختار الأماكن و ينظم وسائل النقل وينسق التفاصيل الأخرى للمناسبة من بدايتها لنهايتها. عليه أن يتوقع مواجهة التنافس أثناء تقدمه للعمل.